Gestire il magazzino Vinted: il foglio Excel che funziona e quando passare a un'app

Cosa annotare per ogni articolo?

Un buon controllo del magazzino risponde a due domande: quanto ti è costato questo pezzo e quanto ti ha fatto guadagnare davvero. Per questo ogni articolo ha bisogno degli stessi dati, annotati quando lo compri e completati quando lo vendi.

• Data d'acquisto: ti dice da quanto tempo il pezzo aspetta.
• Provenienza: negozio dell'usato, mercatino, lotto da Subito, acquisto su Vinted. Così vedi quali fonti rendono.
• Prezzo d'acquisto: quanto hai pagato. Per un lotto, dividi il totale per il numero di pezzi.
• Piattaforma: Vinted, Subito, eBay. Utile appena vendi su più siti.
• Prezzo in vetrina: il primo prezzo pubblicato, per vedere quanti ribassi sono serviti.
• Prezzo di vendita: quanto l'acquirente ha pagato davvero per l'articolo.
• Commissioni: su Vinted il venditore non paga commissioni, protezione acquisti e spedizione le paga l'acquirente. Questa colonna serve per le promozioni a pagamento o per le commissioni venditore di altre piattaforme. Controlla le tariffe attuali nel loro centro assistenza.
• Imballaggio: buste, scatole, nastro. Pochi centesimi a pacco che alla fine pesano.
• Stato: in magazzino, online, venduto, spedito.

Quali colonne mettere in un foglio Excel per Vinted?

Ecco una disposizione di colonne semplice che funziona su Excel, Google Fogli o Numbers. Una riga per articolo, mai una riga per lotto. Le ultime due colonne si calcolano da sole.

Per l'età di un pezzo invenduto, =OGGI()-C2 restituisce i giorni dall'acquisto (colonna C in formato data, risultato in formato numero). Per il capitale fermo, =SOMMA.SE(F:F;"In magazzino";E:E)+SOMMA.SE(F:F;"Online";E:E) somma il prezzo d'acquisto di tutto ciò che non è venduto.

Come etichettare e riporre gli articoli?

Con 150 pezzi il problema non è più annotarli, è ritrovarli quando arriva una vendita. La soluzione è un codice unico, scritto sul pezzo e nel foglio.

1. Scegli un formato breve: mese d'acquisto più un numero, per esempio 2609-014 per il 14° pezzo di settembre 2026.
2. Scrivilo su un cartellino, un post-it dentro la busta o del nastro di carta. Niente che rovini il capo.
3. Riponi in scatole numerate (S1, S2, S3) e annota la scatola nel foglio. Vai dritto al cartone giusto.
4. Quando vendi: cerchi il codice, impacchetti, passi la riga a venduto.

Quali stati usare: in magazzino, online, venduto, spedito

Quattro stati bastano. In magazzino: il pezzo è a casa ma non ancora fotografato né pubblicato. Online: l'annuncio è attivo. Venduto: l'acquirente ha pagato, bisogna spedire. Spedito: il pacco è partito e aspetti la conferma dell'acquirente.

La colonna stato serve soprattutto a due cose. Filtrare i venduti per vedere cosa deve partire oggi, così nessun pacco viene dimenticato. E trovare i pezzi in magazzino senza annuncio, quasi sempre un acquisto del sabato mai fotografato. Se hai resi, aggiungi lo stato reso per non contare due volte lo stesso articolo.

Come misurare lo stock fermo e il capitale bloccato?

Un pezzo fermo da 90 giorni non occupa solo spazio, dentro ci sono i tuoi soldi bloccati. Il numero da tenere d'occhio è semplice: la somma dei prezzi d'acquisto di tutto ciò che non è venduto. Quello è il tuo capitale bloccato.

• Capitale bloccato: somma dei prezzi d'acquisto dei pezzi in magazzino o online.
• Stock fermo: pezzi in magazzino da più di 90 giorni. La soglia la scegli tu, vanno bene anche 60 o 120 giorni, l'importante è non cambiarla.
• Quota di stock fermo: capitale nei pezzi fermi diviso il capitale bloccato totale.
• Tasso di vendita del mese: pezzi venduti nel mese diviso i pezzi disponibili a inizio mese più quelli comprati durante il mese.

Esempio: 180 pezzi in magazzino pagati 1.350 €, di cui 40 pezzi con più di 90 giorni per 420 €. Quasi un terzo dei tuoi soldi dorme. È questo numero che deve decidere il prossimo ribasso, non l'istinto.

Il controllo mensile in 20 minuti

Un foglio serve solo se lo guardi. Blocca 20 minuti l'ultima domenica del mese.

1. Verifica che ogni vendita del mese sia segnata come venduta, con il prezzo reale.
2. Somma il guadagno del mese e confrontalo con il mese precedente.
3. Ordina per giorni in magazzino e guarda i 10 pezzi più vecchi: ribasso, nuove foto, lotto o regalo.
4. Calcola il capitale bloccato. Se cresce più in fretta delle vendite, compra meno.
5. Guarda quale provenienza dà il guadagno migliore per pezzo e torna lì per prima.

Foglio Excel o app: cosa scegliere?

Il foglio di calcolo ha vantaggi veri. È gratis, lo modifichi come vuoi e aggiungi le colonne che ti servono. I limiti arrivano con il volume: scrivi al computer ma compri al mercatino, un incolla sbagliato rompe una formula, non c'è una foto per riconoscere il pezzo e sul telefono il file è scomodo.

Un'app di magazzino ribalta questi punti. Aggiungi l'articolo dal telefono nel momento dell'acquisto, i calcoli di margine e magazzino sono automatici e hai già le statistiche per settimana, mese e anno. In cambio sei limitato ai campi previsti, le funzioni avanzate spesso sono a pagamento e l'inserimento resta manuale, perché Vinted non offre un'API ufficiale per leggere le tue vendite.

ResellStats è un esempio di questo tipo di app, su iPhone: aggiungi un pezzo con una foto, il guadagno netto tiene conto di imballaggio e spedizione e puoi esportare tutto in CSV o PDF, così i dati restano tuoi. Una regola semplice: sotto i 50 pezzi attivi, un foglio tenuto bene basta. Oltre, o se compri soprattutto in giro, il tempo risparmiato nell'inserimento conta più del resto.

Tenere registri utili per il fisco

Vendere le tue cose usate di solito non è tassato. Comprare per rivendere è un'altra storia. Con 30 vendite o 2.000 € in un anno, Vinted comunica i tuoi dati alle autorità fiscali secondo la DAC7, che però non è una nuova tassa e non significa automaticamente che devi pagare imposte.

Il tuo foglio di magazzino contiene già l'essenziale: acquisti, vendite, date e costi. Conserva anche scontrini e ricevute, in foto se serve. Quali registri ti servono esattamente dipende dalla tua situazione: nel dubbio chiedi all'Agenzia delle Entrate o a un commercialista. Questa guida è informativa, non è una consulenza fiscale personale.