Voorraad bijhouden voor Vinted: de Excel-sheet die werkt, en wanneer een app beter is

Wat noteer je per artikel?

Een goede voorraadlijst beantwoordt twee vragen: wat heeft dit stuk je gekost, en wat heeft het je echt opgeleverd. Daarvoor heeft elk artikel dezelfde gegevens nodig, ingevuld bij aankoop en aangevuld bij verkoop.

• Aankoopdatum: laat zien hoe lang het stuk al ligt te wachten.
• Herkomst: kringloopwinkel, rommelmarkt, partij van Marktplaats, aankoop op Vinted. Zo zie je welke bronnen lonen.
• Inkoopprijs: wat je betaald hebt. Bij een partij deel je het totaal door het aantal stukken.
• Platform: Vinted, Marktplaats, eBay. Handig zodra je op meerdere sites verkoopt.
• Vraagprijs: je eerste prijs, zodat je ziet hoeveel keer je omlaag moest.
• Verkoopprijs: wat de koper echt voor het artikel betaald heeft.
• Kosten: op Vinted betaal je als verkoper geen commissie, kopersbescherming en verzending betaalt de koper. Deze kolom is voor betaalde promoties of verkoperskosten op andere platforms. Check de actuele tarieven in hun helpcentrum.
• Verpakking: verzendzakken, dozen, tape. Een paar cent per pakket die optellen.
• Status: op voorraad, online, verkocht, verzonden.

Welke kolommen horen in een Excel-sheet voor Vinted?

Hier een simpele kolomindeling die werkt in Excel, Google Spreadsheets of Numbers. Eén regel per artikel, nooit één regel per partij. De laatste twee kolommen rekenen zichzelf uit.

Voor de leeftijd van een onverkocht stuk geeft =VANDAAG()-C2 het aantal dagen sinds aankoop (kolom C als datum, uitkomst als getal). Voor het vastzittende geld telt =SOM.ALS(F:F;"Op voorraad";E:E)+SOM.ALS(F:F;"Online";E:E) de inkoopprijs op van alles wat nog niet verkocht is.

Hoe label en bewaar je je artikelen?

Bij 150 stukken is het probleem niet meer het noteren, maar het terugvinden als er een verkoop binnenkomt. De oplossing is één unieke code, op het stuk en in je sheet.

1. Kies een kort formaat: aankoopmaand plus een nummer, bijvoorbeeld 2609-014 voor het 14e stuk van september 2026.
2. Schrijf de code op een hanglabel, een briefje in de zak of schilderstape. Niets wat het kledingstuk beschadigt.
3. Bewaar in genummerde bakken (B1, B2, B3) en zet de bak in je sheet. Zo loop je meteen naar de juiste doos.
4. Bij een verkoop: code zoeken, inpakken, regel op verkocht zetten.

Welke statussen gebruik je: op voorraad, online, verkocht, verzonden

Vier statussen zijn genoeg. Op voorraad: het stuk ligt thuis maar is nog niet gefotografeerd of online gezet. Online: de advertentie staat live. Verkocht: de koper heeft betaald, het moet de deur uit. Verzonden: het pakket is onderweg en je wacht op bevestiging van de koper.

De statuskolom levert je vooral twee dingen op. Je filtert op verkocht en ziet wat vandaag weg moet, zodat geen pakket vergeten wordt. En je vindt stukken op voorraad zonder advertentie, meestal een zaterdagse vangst die nooit gefotografeerd is. Heb je retouren, voeg dan een status retour toe zodat je niets dubbel telt.

Hoe meet je winkeldochters en vastzittend geld?

Een stuk dat al 90 dagen ligt, neemt niet alleen ruimte in, jouw geld zit erin vast. Het getal om in de gaten te houden is simpel: de optelsom van de inkoopprijzen van alles wat niet verkocht is. Dat is je vastzittende geld.

• Vastzittend geld: totaal van de inkoopprijzen van alle stukken op voorraad of online.
• Winkeldochters: stukken die langer dan 90 dagen op voorraad liggen. De grens kies je zelf, 60 of 120 dagen kan ook, zolang je hem gelijk houdt.
• Aandeel winkeldochters: geld in winkeldochters gedeeld door het totale vastzittende geld.
• Doorverkoop per maand: verkochte stukken in de maand gedeeld door de stukken aan het begin van de maand plus de stukken die je die maand kocht.

Voorbeeld: 180 stukken op voorraad voor € 1.350 inkoop, waarvan 40 stukken ouder dan 90 dagen voor € 420. Bijna een derde van je geld slaapt. Dat getal hoort je volgende prijsverlaging te bepalen, niet je gevoel.

De maandcheck in 20 minuten

Een sheet helpt alleen als je ernaar kijkt. Plan 20 minuten op de laatste zondag van de maand.

1. Controleer of elke verkoop van de maand op verkocht staat, met de echte verkoopprijs.
2. Tel de winst van de maand op en vergelijk met vorige maand.
3. Sorteer op dagen op voorraad en bekijk de 10 oudste stukken: prijs omlaag, nieuwe foto's, bundel of weggeven.
4. Reken je vastzittende geld uit. Groeit het sneller dan je verkopen, koop dan minder in.
5. Kijk welke herkomst de meeste winst per stuk oplevert, en ga daar als eerste terug.

Excel of app: wat past bij jou?

Een spreadsheet heeft echte voordelen. Gratis, volledig aan te passen, en je voegt elke kolom toe die je wilt. De grenzen komen met het volume: je typt op je laptop terwijl je in de kringloop inkoopt, één verkeerde plakactie breekt een formule, er is geen foto om een stuk te herkennen, en op je telefoon is het bestand onhandig.

Een voorraad-app draait die punten om. Je voegt het artikel toe op je telefoon op het moment van kopen, marge en voorraad worden voor je berekend, en statistieken per week, maand en jaar staan klaar. Daar staat tegenover dat je vastzit aan de velden van de app, extra functies vaak een abonnement vragen, en invoeren handwerk blijft, omdat Vinted geen officiële API aanbiedt om je verkopen op te halen.

ResellStats is een voorbeeld van zo'n app, op iPhone: je voegt een stuk toe met een foto, de nettowinst houdt rekening met verpakking en verzending, en je kunt alles exporteren als CSV of PDF zodat je data van jou blijft. Een simpele regel: onder de 50 actieve stukken is een nette sheet genoeg. Daarboven, of als je vooral onderweg inkoopt, weegt de tijdwinst bij het invoeren zwaarder dan de rest.

Een administratie waar de Belastingdienst iets aan heeft

Je eigen spullen verkopen is meestal niet belast. Maar volgens de Belastingdienst geldt inkopen om met winst door te verkopen als bron van inkomen, zonder minimumbedrag aan winst. Vanaf 30 verkopen of € 2.000 per jaar geeft Vinted je gegevens door via DAC7, wat op zich niet betekent dat je belasting verschuldigd bent.

Je voorraadlijst bevat al de kern: inkoop, verkoop, datums en kosten. Bewaar daarnaast bonnetjes en facturen, desnoods als foto. Welke administratie je precies nodig hebt hangt af van je situatie: vraag het bij twijfel na bij de Belastingdienst of een adviseur. Deze gids is algemene informatie, geen persoonlijk belastingadvies.