Vinted Inventar verwalten: die Excel-Tabelle, die funktioniert, und wann eine App besser ist

Was solltest du pro Artikel notieren?

Eine gute Bestandsliste beantwortet zwei Fragen: Was hat dich dieses Teil gekostet, und was hat es dir wirklich gebracht. Dafür braucht jeder Artikel dieselben Angaben, eingetragen beim Kauf und ergänzt beim Verkauf.

• Kaufdatum: zeigt dir, wie lange das Teil schon wartet.
• Herkunft: Secondhandladen, Flohmarkt, Paket von Kleinanzeigen, Kauf auf Vinted. So siehst du, welche Quellen sich lohnen.
• Einkaufspreis: was du bezahlt hast. Bei einem Paket teilst du den Gesamtpreis durch die Anzahl der Teile.
• Plattform: Vinted, Kleinanzeigen, eBay. Wichtig, sobald du auf mehreren Seiten verkaufst.
• Angebotspreis: dein erster Preis, damit du siehst, wie oft du runtergehen musstest.
• Verkaufspreis: was der Käufer für den Artikel tatsächlich bezahlt hat.
• Gebühren: Auf Vinted zahlst du als Verkäufer keine Provision, Käuferschutz und Versand zahlt der Käufer. Die Spalte ist für Push-Funktionen oder die Verkäufergebühren bei eBay. Die aktuellen Sätze findest du im jeweiligen Hilfebereich.
• Verpackung: Versandtüten, Kartons, Klebeband. Ein paar Cent pro Paket, die sich summieren.
• Status: auf Lager, online, verkauft, versendet.

Welche Spalten gehören in eine Excel-Tabelle für Vinted?

Hier ein einfaches Spaltenlayout für Excel, Google Tabellen oder Numbers. Eine Zeile pro Artikel, nie eine Zeile pro Paket. Die letzten zwei Spalten rechnen sich selbst.

Für das Alter eines unverkauften Teils liefert =HEUTE()-C2 die Tage seit dem Kauf (Spalte C als Datum, Ergebnis als Zahl). Für das gebundene Kapital addiert =SUMMEWENN(F:F;"Auf Lager";E:E)+SUMMEWENN(F:F;"Online";E:E) den Einkaufspreis von allem, was noch nicht verkauft ist.

Wie beschriftest und lagerst du deine Ware?

Bei 150 Teilen ist das Problem nicht mehr das Eintragen, sondern das Finden, wenn ein Verkauf reinkommt. Die Lösung ist eine eindeutige Artikelnummer, die auf dem Teil und in deiner Tabelle steht.

1. Wähle ein kurzes Format: Kaufmonat plus Nummer, zum Beispiel 2609-014 für das 14. Teil aus September 2026.
2. Schreib die Nummer auf ein Anhängeetikett, einen Zettel in der Tüte oder Malerkrepp. Nichts, was das Kleidungsstück beschädigt.
3. Lagere in nummerierten Boxen (B1, B2, B3) und trag die Box in die Tabelle ein. So gehst du direkt zum richtigen Karton.
4. Beim Verkauf: Nummer suchen, einpacken, Zeile auf verkauft setzen.

Welche Status brauchst du: auf Lager, online, verkauft, versendet

Vier Status reichen. Auf Lager: das Teil ist bei dir, aber noch nicht fotografiert oder eingestellt. Online: die Anzeige ist aktiv. Verkauft: der Käufer hat bezahlt, das Paket muss raus. Versendet: das Paket ist unterwegs, du wartest auf die Bestätigung des Käufers.

Die Statusspalte bringt dir vor allem zwei Dinge. Du filterst nach verkauft und siehst, was heute raus muss, damit kein Paket vergessen wird. Und du findest Teile, die ohne Anzeige herumliegen, meist ein Samstagseinkauf, der nie fotografiert wurde. Wenn du Rücksendungen hast, ergänze einen Status zurück, damit kein Teil doppelt zählt.

Wie misst du Ladenhüter und gebundenes Kapital?

Ein Teil, das seit 90 Tagen liegt, nimmt nicht nur Platz weg, in ihm steckt dein Geld fest. Die Zahl, die du im Blick behalten solltest, ist einfach: die Summe der Einkaufspreise aller unverkauften Teile. Das ist dein gebundenes Kapital.

• Gebundenes Kapital: Summe der Einkaufspreise aller Teile auf Lager oder online.
• Ladenhüter: Teile, die länger als 90 Tage auf Lager sind. Die Grenze legst du selbst fest, 60 oder 120 Tage gehen auch, Hauptsache du bleibst dabei.
• Ladenhüter-Anteil: Kapital in Ladenhütern geteilt durch das gesamte gebundene Kapital.
• Abverkaufsquote im Monat: verkaufte Teile im Monat geteilt durch die Teile am Monatsanfang plus die im Monat gekauften.

Beispiel: 180 Teile auf Lager für 1.350 € Einkauf, davon 40 Teile älter als 90 Tage für 420 €. Fast ein Drittel deines eingesetzten Geldes schläft. Diese Zahl sollte deine nächste Preissenkung bestimmen, nicht dein Bauchgefühl.

Der Monatscheck in 20 Minuten

Eine Tabelle hilft nur, wenn du reinschaust. Nimm dir am letzten Sonntag im Monat 20 Minuten.

1. Prüf, ob jeder Verkauf des Monats auf verkauft steht, mit dem echten Verkaufspreis.
2. Rechne den Gewinn des Monats zusammen und vergleich ihn mit dem Vormonat.
3. Sortier nach Tagen auf Lager und schau dir die 10 ältesten Teile an: Preis senken, neue Fotos, Paket schnüren oder spenden.
4. Rechne dein gebundenes Kapital aus. Wächst es schneller als deine Verkäufe, kauf weniger ein.
5. Schau, welche Quelle den besten Gewinn pro Teil bringt, und fahr zuerst dorthin.

Excel-Tabelle oder App: was passt zu dir?

Eine Tabelle hat echte Vorteile. Sie kostet nichts, du passt sie an, wie du willst, und fügst jede Spalte hinzu, die dir hilft. Die Grenzen kommen mit der Menge: Du tippst am Laptop, kaufst aber im Secondhandladen ein, ein falsch eingefügter Bereich zerschießt eine Formel, es gibt kein Foto zum Wiedererkennen, und auf dem Handy ist die Datei mühsam.

Eine Inventar-App dreht diese Punkte um. Du trägst den Artikel beim Kauf direkt am Handy ein, Marge und Bestand rechnen sich selbst, Statistiken nach Woche, Monat und Jahr sind fertig. Dafür bist du auf die vorgesehenen Felder beschränkt, Zusatzfunktionen kosten oft ein Abo, und das Eintragen bleibt manuell, weil Vinted keine offizielle Schnittstelle für deine Verkäufe anbietet.

ResellStats ist ein Beispiel für so eine App, auf dem iPhone: Du fügst ein Teil per Foto hinzu, der Nettogewinn berücksichtigt Verpackung und Versand, und du kannst alles als CSV oder PDF exportieren, damit deine Daten deine bleiben. Eine einfache Regel: Unter 50 aktiven Teilen reicht eine saubere Tabelle. Darüber, oder wenn du meist unterwegs einkaufst, zählt die gesparte Zeit beim Eintragen mehr als alles andere.

Aufzeichnungen, die auch fürs Finanzamt taugen

Wer eigene gebrauchte Sachen verkauft, zahlt darauf in der Regel keine Steuern. Wer gezielt einkauft, um weiterzuverkaufen, handelt dagegen mit Gewinnabsicht. Ab 30 Verkäufen oder 2.000 € im Jahr meldet Vinted deine Daten nach DAC7 an die Steuerbehörden, was aber nicht automatisch heißt, dass du Steuern schuldest.

Deine Bestandsliste enthält schon das Wichtigste: Einkauf, Verkauf, Datum und Kosten. Heb zusätzlich Belege und Quittungen auf, auch vom Flohmarkt als Foto. Welche Aufzeichnungen du genau brauchst, hängt von deiner Situation ab, im Zweifel fragst du dein Finanzamt oder eine Steuerberatung. Dieser Ratgeber ist allgemeine Information, keine persönliche Steuerberatung.